Ajans veya MSP olarak müşteri domainlerini izleme

Müşteri domainleri neden sessizce bozulur

Bir müşterinin domainine, birbiriyle konuşmayan birçok kişi dokunur: ajans, önceki ajans, şirket içi bir yönetici, yeni bir e-posta aracı ekleyen bir pazarlama yüklenicisi. Her değişiklik tek başına makuldür. Arızalar daha sonra ve başka bir yerde ortaya çıkar: artık yenilenmeyen bir sertifika, sorgu sınırını aşan bir SPF kaydı, silinmiş bir siteyi gösteren bir alt domain.

Bunların hiçbiri birinin göreceği bir hata üretmez. Müşteri durumu kendi müşterilerinden öğrenir.

Her müşteri domaininde neler izlenmeli

Beş alan olayların çoğunu kapsar.

1. Sertifikalar: site ve önemli alt domainler için, fiilen sunulan sertifikanın süre sonu ve ana makine adı kapsamı.
2. DNS: A, MX, NS ve TXT kayıtlarındaki değişiklikler. Değişikliğin açıklanabilmesi için önceki değer de saklanır.
3. E-posta kimlik doğrulaması: SPF geçerliliği ve sorgu sayısı, kullanılan seçiciler (selector) için DKIM anahtarları, DMARC politikası ve rapor adresi.
4. DMARC toplu raporları: müşterinin domaini adına hangi sistemlerin e-posta gönderdiği ve doğrulamadan geçip geçmedikleri.
5. Alt domainler: artık var olmayan kaynakları gösteren kayıtlar.

Tek seferlik kontrolden düzenli hizmete

Tek seferlik bir denetim iyi bir ilk görüşme konusudur: müşteriye domaininin mevcut durumunu, harekete geçebileceği bir dille gösterir. Zayıf yanı, biri bir kaydı değiştirdiği anda güncelliğini yitirmesidir.

Düzenli hizmet ise izlemenin kendisidir: sürekli kontroller, müşteriye değil size giden uyarılar ve dönemsel bir rapor. Domain başına fiyatlandırması kolaydır, bir kez kurulduktan sonra sunması az maliyetlidir ve size müşteriyle her ay fatura dışında bir konuda konuşma nedeni verir.

DNS okumayan müşterilere raporlama

Müşteriler kayıt değerlerini istemez. İşe yarar bir müşteri raporu neyin kontrol edildiğini, neyin sağlıklı olduğunu, neyin müşteriden karar beklediğini ve sizin neyi zaten düzelttiğinizi söyler. Kısa bir eylem listesiyle birlikte tek bir sağlık puanını şirket içinde iletmek, teknik bir dışa aktarımı iletmekten daha kolaydır.

Rapora kendi markanızı koyun. Rapor yapılan işin kanıtıdır. İlk sayfasında müşterinin domaini yazan markalı bir PDF, bütçeyi onaylayan kişiye iletilen belgedir.

Müşteri verilerini ayrı tutma

Ajanstan birkaç kişinin, bazen de müşterinin erişmesi gerektiğinde, her müşterinin domainlerini ayırın ve kimin neyi göreceğini sınırlayın. Müşteri tarafındaki ilgili kişi için salt okunur erişim genellikle yeterlidir ve yanlışlıkla yapılan değişiklikleri önler. Bir domaini kimin eklediğini veya kaldırdığını gösteren bir denetim izi tutun.

Nereden başlamalı

Herhangi bir karar vermeden önce üç müşteri domainini tarayın ve sonuçları okuyun. Çoğu portföyde en az bir domainde ya rapor adresi olmayan, p=none düzeyinde bir DMARC kaydı vardır ya da hiç DMARC kaydı yoktur. Müşteriye net bir sonraki adımla birlikte gösterilen bu bulgu, sürekli izleme konusunu açmak için genellikle yeterlidir.

Bir olay size neye mal olur

Bir müşterinin sertifikasının süresi cumartesi günü dolduğunda, ajans düzeltmeye harcadığı bir saatten fazlasını kaybeder. Birinin ulaşılabilir olması, barındırmayı kimin yönettiğini bulması, erişim alması ve müşteriye bunu neden kimsenin öngörmediğini açıklaması gerekir. Pahalı olan kısım bu açıklamadır: sertifika yenileme sözleşmede yer alsın ya da almasın, müşteri artık siteyle ilgilenilmediğine inanır.

Aynı arıza iki hafta önce yakalandığında beş dakikalık bir iştir. Aylık raporda da bir yenileme sorununun kimseyi etkilemeden önce bulunup giderildiğini söyleyen tek bir satır olur. Yapılan iş neredeyse aynıdır. Fark tümüyle ne zaman fark edildiğindedir.

Bir müşteri domainini devralma

İzlemenin değerinin çoğu, bir şey bozulmadan önce neyi kimin yönettiğini bilmekten gelir. Bu bilgileri bir kez, müşteriyle çalışmaya başlarken toplayın.

1. Müşterinin sahip olduğu domainler. Yönlendirme, kampanya ve eski marka domainleri dahil.
2. Kayıt firması, giriş bilgilerinin kimde olduğu ve her domainin süresinin ne zaman dolacağı.
3. DNS'in nerede barındırıldığı (kayıt firmasından farklı olabilir) ve kimin düzenleyebildiği.
4. Web sitesinin nerede barındırıldığı ve sertifikasının nasıl yenilendiği.
5. E-posta sağlayıcısı ve domain adına e-posta gönderen diğer bütün sistemler.
6. Her domain için kaydedilmiş bir başlangıç taraması. Böylece sonraki değişiklikler bilinen bir durumla karşılaştırılabilir.
7. Kararlar için müşteri tarafında adı belli bir ilgili kişi ve ona acil durumda ulaşmak için üzerinde anlaşılmış bir yol.

İlk bulgular genellikle aynıdır

Küçük işletme domainlerinin başlangıç taramaları tanıdık bir sorun kümesini ortaya çıkarır. Bunları önceden adlandırmak, müşteriye denetimin neden yapılmaya değer olduğunu anlatırken işe yarar.

1. DMARC kaydı yok ya da rapor adresi olmayan p=none var.
2. Müşterinin yıllar önce bıraktığı bir sağlayıcıyı listeleyen bir SPF kaydı ya da iki ayrı SPF kaydı.
3. Domainle hizalı olmayan e-posta gönderen bir bülten veya faturalama aracı.
4. Varlığından kimsenin haberi olmayan bir alt domaindeki sertifika.
5. Önceki barındırma firmasını veya silinmiş bir kampanya sitesini gösteren DNS kayıtları.
6. Otomatik yenilemesi kapalı, süresi dolmak üzere olan ve eski bir çalışanın e-posta adresine bağlı bir domain kaydı.

example.com.         TXT  "v=spf1 include:old-host.example include:_spf.google.com ~all"
_dmarc.example.com.  TXT  (no record)

Gereken ve gerekmeyen erişim

Bir müşterinin herkese açık kayıtlarını izlemek hiçbir erişim gerektirmez. Bu da başlamayı kolaylaştırır: müşterinin vermesi gereken bir yetki ve bozulabilecek bir şey yoktur. İzlemenin bulduklarını düzeltmek ise erişim gerektirir. Bunu parola paylaşarak değil, düzgün biçimde ayarlamaya değer.

DNS sağlayıcısında ve kayıt firmasında, kendi giriş bilgilerinizle, sınırlı role sahip bir kullanıcı olarak eklenmeyi isteyin. Çoğu sağlayıcı devredilmiş erişimi veya ekip erişimini destekler. Bu yöntem denetim izi tutar, iki taraftaki personel değişikliklerinden etkilenmez ve iş ilişkisi sona erdiğinde temiz biçimde geri alınabilir.

Hizmet olarak paketleme

Müşteriler sonuç satın alır. Bu yüzden hizmeti neyi önlediği üzerinden anlatın. Üç seviye çoğu ajans için yeterlidir. Aralarındaki fark, düzeltme işinin ne kadarının dahil olduğudur.

1. İzleme: sürekli izleme ve aylık rapor. Bulgular üzerine müşteri veya BT sorumlusu harekete geçer.
2. İzleme ve düzeltme: aynısı, ek olarak ajans erişimi dahilindeki bulguları, örneğin DNS ve e-posta kimlik doğrulama kayıtlarını giderir.
3. Yönetilen hizmet: ajans ayrıca sertifika yenilemeyi, kayıt firmasındaki yenilemeleri ve DMARC'ın uygulayan bir politikaya geçişini üstlenir.

Aylık rapor ne söylemeli

Rapor hizmetin görünen kısmıdır ve müşterinin faturayı onaylayan kişiye ilettiği belgedir. Onu bu okur için yazın.

1. Genel durum hakkında tek satır: sağlıklı, dikkat gerektiriyor veya işlem gerekli.
2. Geçen aydan bu yana nelerin değiştiği, sade bir dille.
3. Nelerin bulunup zaten düzeltildiği, tarihiyle birlikte.
4. Müşteriden karar bekleyen konular. Bir öneri ve hiçbir şey yapılmamasının sonucuyla birlikte.
5. Yaklaşan tarihler: önümüzdeki altmış gün içindeki sertifika ve domain kaydı süre sonları.
6. Nelerin kontrol edildiğine dair kısa bir not. Böylece temiz bir rapor, hiçbir şey olmadığı şeklinde değil, yapılmış iş olarak anlaşılır.

Bir müşteri için DMARC projesi

Bir müşteri domainini hiç DMARC kaydı olmayan bir durumdan uygulayan bir politikaya taşımak, sonu belli, iyi tanımlanmış bir iştir. Bu da onu iyi bir ilk proje yapar. Müşterinin katılımını da gerektirir, çünkü e-postalarını hangi sistemlerin gönderdiğini yalnızca o bilir.

1. Müşterinin onayıyla, sizin denetlediğiniz bir rapor adresiyle p=none yayınlayın.
2. İki ila dört hafta sonra raporlardan çıkan gönderen kaynakların listesini sunun ve müşteriden her birini doğrulamasını isteyin.
3. Her meşru kaynakta hizalamayı düzeltin. Çalışma saatlerinin çoğu buraya gider.
4. Adım adım karantinaya, ardından reddetmeye geçin. Her değişiklikten önce müşteriye haber verin.
5. Raporları izlemeye devam edin. Müşterinin pazarlama ekibinin eklediği yeni bir araç ilk olarak orada görünür.

Sözleşmede belirtilmesi gereken sınırlar

Hizmetin ne olduğunu kesin bir dille tanımlayın. Dışarıdan izleme, herkese açık olanı gözlemler: DNS, sertifikalar, e-posta kimlik doğrulama kayıtları ve sitenin yanıt verip vermediği. Müşterinin sunucusunun içini görmez, uygulamayı güvenlik açıklarına karşı test etmez ve yedeklemenin ya da yama uygulamanın yerini tutmaz. Sağlıklı bir rapor, herkese açık yapılandırmanın sağlam olduğu anlamına gelir. Müşterinin ihlale uğrayamayacağı anlamına gelmez.

Yanıt sürelerini de belirtin. Gece uyarı veren bir izleme, ancak sözleşmede yazıyorsa gece müdahale edileceği sözü anlamına gelir.

Bir müşteri ayrıldığında

Müşteriyle ilişiği kesme süreci, devralma süreciyle aynı kontrol listesini hak eder. Domain envanterini ve son raporu teslim edin, kayıt firmasındaki ve DNS sağlayıcısındaki kendi erişiminizi kaldırın ve raporların sizin adreslerinize gönderilmesini durdurun. DMARC kaydındaki rua adresi size ait bir posta kutusunu veya servisi gösteriyorsa, hesabı kapatmadan önce değiştirin. Aksi halde müşterinin domaini artık var olmayan bir adrese rapor göndermeye devam eder ve müşteri farkına varmadan görünürlüğünü kaybeder.

Bunu CloudSpex ile yapma

CloudSpex bu iş akışı etrafında tasarlanmıştır. Her müşterinin domainleri ayrı tutulur, kontroller zamanlanmış olarak çalışır, uyarılar ajansa gider ve raporlar kendi markanızla PDF olarak üretilebilir. Müşteri tarafındaki ilgili kişiye kendi domainleri için salt okunur erişim verilebilir. Ücretsiz tarama, potansiyel bir müşteri için başlangıç durumunu çıkarmanın makul bir yoludur: tek bir domainin herkese açık kayıtlarını okur ve bir alıcı sunucunun ya da tarayıcının bugün ne göreceğini gösterir.